Електронните таблици могат да послужат за бързо изготвяне на отчети за сключени застрахователни полици. Предимствата са много, а недостатъците – съвсем малко.
Във всяка Справка се въвеждат данните за отчетените застрахователни полици по даден вид застраховка. Всяка Справка може да има една или няколко страници, чиито данни автоматично се сумират с натрупване. Въведената информация в Справките ще се отрази в обобщен вид в Рекапитулация, т.е. Рекапитулацията „сама“ се попълва. В Рекапитулацията се въвеждат поредни номера за отчитане само на онези Справки, в които преди това сте въвели полици за отчитане. Същите поредни номера ще се появят автоматично в съответните Справки.
 
Изтеглете файла "Spravki_za_otchitane_policy"
С ляв бутон на мишката щракнете върху горния линк (хипервръзка).
Ще се зареди нова страница Index of /uploaded/files.
Щракнете с десен бутон на мишката върху файла "Spravki_za_otchitane_policy".
Появява се падащо меню, от което с единично щракване на левия бутон на мишката се избира:
- "Запиши целта като..." ("Save Target As...") при използване на Internet Explorer
- "Запис на връзката като..." ("Save Link As...") при използване на Mozilla Firefox
- "Запис на връзката като..." ("Save Linked Content As...") или "Запис в папката за сваляне" ("Save to Download Folder") при използване на Opera

Отворете файла „spravki“ и попълнете всички жълти полета в работен лист „settings“. Изберете работен лист „01-new“ и запаметете файла (без да променяте неговото име) на работния плот (Desktop).
Затворете файла.
Посочете файла с курсора на мишката и натиснете десен бутон на мишката. От падащото меню изберете Add to "spravki.rar" за архивиране с програма WinRAR или подобна (7-zip). Архивираният файл „spravki.rar“ се записва на работния плот (Desktop).
Всеки ден архивираният файл „spravki.rar“ се разархивира, като щракнете с десен бутон и от падащото меню изберете „Extract Here“ (Разархивирай тук). Ще се отвори нов прозорец „Confirm file replace“ (Потвърдете заместването на файл), в който трябва да натиснете бутон „Yes“ (Да).


По този начин новото разархивирано копие на файла ще се запише на мястото на вчерашния файл, който вече е непотребен.

Архивираният файл „spravki.rar“ не се трие и остава на работния плот, защото ще се разархивира при всяко ново отчитане. По този начин не може да се започне попълване на Справки от стар (употребен) файл.

Напредналите потребители може да използват Excel Template вместо .rar

Отворете файла „spravki“ за въвеждане на данни за сключени застраховки.

В първият ред на всеки работен лист (Справка) има днешна дата, съответстваща на часовника на компютъра. Текущата дата се копира в Справките при отваряне на файла „spravki“. Ако форматът на датата е месец-ден-година (американски стандарт), то причината е в неправилно въведени регионални и езикови настройки във вашия компютър. Регионалните и езикови настройки за Windows ХР се извършват в следната последователност:
Бутон „start“ --> Settings --> Control Panel --> Regional Options --> Задава се „Bulgaria“ и се натиска бутон „Customize“ --> меню „Date“. Стрелките указват следваща (поредна) стъпка.
Short date format: dd.MM.yyyy ‘г.’
Long date format: dd.MMMM.yyyy ‘г.’
Бутон „Apply“ и след това бутон „OK“.

Когато желаете да се отчитате с утрешна дата, променете датата на часовника на компютъра. Посочете часовника с курсора на мишката и натиснете десен бутон на мишката. Ще се появи меню, от което изберете „Adjust Date/Time“. Ще се отвори нов прозорец „Date and Time Properties“. Маркирайте съответното число за утрешна дата и натиснете бутон „Apply“. Затворете прозореца. Отворете файла „spravki“ и след печат на Справките затворете файла „spravki“. Върнете отново днешна дата.

Рекапитулацията и всички Справки за отчетени застрахователни полици са работни листове на файла „spravki“. Имената на работните листове (01-new, 01, 01-old, 52-new, 52, 52-old, 16a, 16b, 16c, 16d, 16e,  16-old, GC, 02, 07, 08, 09, 14, 15, 19, 20, recap, platejno) се свеждат до кодовете на видовете застраховки, възраст на МПС и др. Справка „Гражданска отговорност МПС“ има няколко страници и имената на нейните работните листове завършват на поредна буква от началото на латинската азбука. Втора страница от Справка „Гражданска отговорност МПС“ се отваря, като щракнете върху „16b“ (на снимката).

Червеният (набит, щампован) номер на полицата се попълва в първата колона на таблицата, без да се пропуска въвеждането на нулата, с която започва. Можете да въвеждате няколко поредни номера на полици от 0856476 до 0856480 по „мързелив“ начин. Въведете първия номер 0856476, излезте от клетката и се върнете отново в същата клетка. С други думи трябва да имате окончателно въведено число и маркирана клетка. Позиционирайте курсора точно върху долния десен ъгъл на клетката. Курсорът от кухо кръстче ще се промени на плътно тънко кръстче.

С левия бутон на мишката „захапете“ долния десен ъгъл на клетката и без да отпускате левия бутон влачете надолу, докато подсказката укаже 0856480 (последния номер на полица).

Отпуснете левия бутон на мишката. На син фон ще се появят вмъкнатите номера на полици от 0856477 до 0856482.

 

Щракнете в произволна клетка от таблицата и синият фон ще изчезне.

Не е задължително да „захапете“ долния десен ъгъл на последната попълнена клетка и да влачите надолу върху празни (непопълнени) клетки. Можете да „захапете“ долния десен ъгъл на произволна попълнена клетка, която се намира в средата на колоната между други попълнени клетки. По този начин ще промените съдържанието на съседните клетките, върху които ще влачите селектираната клетка. Можете да влачите нагоре (намаляване на поредните номера) или надолу (увеличаване на поредните номера). Можете да „захапете“ долния десен ъгъл на произволна непопълнена (празна) клетка и с влачене върху съседни попълнени клетки да изтриете тяхното съдържание. Можете да „захапете“ долния десен ъгъл на произволна непопълнена (празна) клетка, в която сте въвели формула. Така с влачене ще въведете същата формула в останалите клетки, като при необходимост формулата „сама“ ще се адаптира към съответния ред.
Можете да „захапете“ произволна час от контура (без долния десен ъгъл) на произволна селектирана клетка и с влачене да преместите нейното съдържание в друга клетка, която има същото форматиране (еднакъв тип число). Пример: Погрешно сте въвели числото 200 в клетка „злополука“, а трябва да го въведете в съседната клетка „каско“ на същия ред. Маркирайте клетката, в която преди това погрешно сте въвели числото 200. Захапете левия или горния контур на клетка „злополука“ и влачете до съседната клетка „каско“ на същия ред. Така числото 200 ще се премести от клетка „злополука“ в клетка „каско“ на същия ред.

Във втората колонка от таблицата се въвежда дата на сключване на застрахователната полица. Когато въвеждате втора, трета или четвърта поредна вноска, въвеждайте датата на нейното плащане в колонка „дата на сключване“. Датата може да се въвежда по най-удобния за вас формат. За по-удобно можете да въвеждате дата „30 ноември 2008“ като „30,11“ с използване на клавиш „Del“ от цифровия блок на клавиатурата.
Когато всичките застрахователни полици и вноски са сключени на една и съща дата, може наведнъж да се въведе тази дата във всички клетки. Маркирайте клетките в колона „дата на сключване“. За целта в първата клетка натиснете и задръжте натиснат левия бутон на мишката и влачете надолу. Отпуснете левия бутон на мишката. Маркираните клетки са заградени с двойна линия. Първата клетка е с бял фон, а останалите клетки са със син фон. Въведете дата и натиснете едновременно клавишите „Control“ и „Enter“. Така датата ще се появи във всички маркирани клетки. Щракнете в друга колона и продължете да въвеждате следващите данни за сключените застраховки.

В колона „вноска №“ се попълва поредния номер на внесената вноска, включително първа вноска. Когато предсрочно се внасят оставащите втора, трета и четвърта вноски, в клетката се попълва „2,3,4“. Когато се извършва плащане по добавък (анекс) към застрахователна полица, в клетката се попълва „доб.1“ или „ан.1“. Когато се извършва доплащане без наличие на добавък (анекс), в клетката се попълва „допл“. Обобщено казано, в колона „вноска №“ се попълва пореден номер на внесена вноска, плащане по добавък (анекс) или доплащане на застрахователна премия.

В колона „стике𠹓 се попълва 8-цифреният номер на стикера на Гаранционен Фонд. Любопитна подробност е, че бар кодът има повече цифри (например 999-12345678-9 ). Средното число (12345678) от бар кода има 8 позиции и съвпада с номера на стикера, залепен върху челното стъкло на МПС.

В колона „сертификат №“ в работен лист „GC“  се попълва червеният (набит, щампован) номер на Зелена карта (Green Card).

В колона „адм. р.“ (административни разходи) се попълва административна такса за издаване на сертификат „Зелена карта“. Тази такса (около 10 лева) е еднаква за всички клетки от същата колона и може едновременно да се въведе в няколко клетки.
Първи начин: Маркирайте клетките в колона „адм. р.“. Въведете 10 и натиснете едновременно клавишите „Control“ и „Enter“. Така числото 10,00 ще се появи във всички маркирани клетки. Щракнете в произволна клетка от таблицата и продължете да въвеждате следващите данни за сключените застраховки.
Втори начин: Въведете числото 10 в колона „адм. р.“ за първата Зелена карта и излезте от клетката като щракнете в друга клетка или натиснете клавиш „стрелка“ или клавиш „Enter“. Върнете се в същата клетка с клавиш „стрелка“ или като щракнете в нея. С левия бутон на мишката „захапете“ долния десен ъгъл на клетката и без да отпускате левия бутон влачете надолу и накрая отпуснете левия бутон на мишката. На син фон ще се появят вмъкнатите 10,00 лева административни разходи. Щракнете в произволна клетка от таблицата и синият фон ще изчезне. Продължете да въвеждате следващите данни за сключените застраховки.

В колони „застрахователна сума“ и „застрахователна премия“ се попълват данните от застрахователните полици. Числата се въвеждат с десетична запетайка с помощта на клавиш „запетайка“ от текстовия блок на клавиатурата или клавиш „точка“ (Del) от цифровия блок на клавиатурата. Цифровият блок се намира в дясната част на клавиатурата и се включва – изключва с клавиш „Num Lock“. Когато констатирате, че цифровия блок на клавиатурата не работи, натиснете клавиш „Num Lock“. Обикновено преносимите компютри (notebook, laptop) с екран до 15,4 инча нямат цифров блок на клавиатурата. Това е доста неудобно при попълване на електронни таблици с големи числови масиви. Можете да използвате допълнителен цифров блок (USB Numeric Keypad).

Придвижването между клетките може да става с клавишите „стрелки“. Въведете номер на полица, дясна стрелка, въведете дата на сключване, дясна стрелка, въведете платена премия, долна стрелка, натиснете и задръжте лява стрелка, започнете въвеждането на данните от следващата полица. Винаги излизайте от клетката след въвеждане на число.

Съдържанието на клетка (или област от маркирани клетки) се трие с десен бутон на мишката и „Clear Contents“ (Изчисти съдържанието).
В последния момент може да се наложи да не се отчита полица, която вече сте въвели в Справка. В този случай трябва да се изтрият въведените данни или въведените данни да се заместят с данните от друга полица. Можете да триете или редактирате съдържанието само на клетките, в които сте въвели данни. Не трябва да триете или редактирате съдържанието на клетки, в които автоматично се появява сума, дата или номер на Справка. Не трябва да триете цели редове, но електронната таблица е „подготвена“ за подобни действия.

Можете да отменяте (Undo) почти всяка редакция, която сте направили след последното запаметяване. Лявата стрелка „Undo“, която се намира в лентата с инструменти, връща стъпка след стъпка назад, а дясната стрелка „Redo“ възстановява стъпка след стъпка напред.

С други думи „Undo“ отменя последното извършено действие, а „Redo“ прилага наново последното извършено действие.

Периодично запаметявайте въведената информация с натискане на бутон „Save“ (изображение на дискета), който се намира в лентата с инструменти.

С еднократно натискане на бутон „Save“ (Запиши) ще запаметите всичките работни листове (страници от Справки и Рекапитулация), независимо точно коя Справка сте отворили. Така няма да изгубите своя труд при прекъсване на мрежовото захранване (220 волта). При пад на мрежовото напрежение, компютърът ще се рестартира и ще можете да възстановите файла на ниво от последното запаметяване.

При попълване на Справките във всеки момент можете да се информирате за общата внесена премия, автоматично отразена в Рекапитулацията.
На всяка Справка съответства точно определен „запазен“ ред в Рекапитулацията. Информация от всички Справки ще се появи в първите 16 реда (от 6-ти до 21-ви ред) в Рекапитулацията. Ще забележите, че част от първите 16 реда в Рекапитулацията са празни (непопълнени), защото всеки ден не отчитате поне по една сключена застраховка от всеки вид (карго, туристическа, финансови загуби и т.н.). В тези „запазени“ редове (от 6-ти до 21-ви ред) се въвеждат поредните номера на Справките, които отчитате. Казано с други думи, в първите 16 реда можете да въвеждате единствено номерата на Справките, за които се е появила автоматична информация. Поредните номера на Справките започват от 1 в началото на всяка година. Поредната номерация е обща за всички Справки, т.е. различните видове Справки нямат самостоятелно поредно номериране. Неудобството е, че всеки път трябва да поглеждате в последната отчетена Рекапитулация за последния номер на отчетена Справка.
Пример: Вчера сте отчели Справки с поредни номера 383, 384 и 385. Днес ще отчитате четири вида Справки (каско на ново МПС, ГО на старо МПС, Зелена карта и карго), които вече сте попълнили. Ще забележите, че в Рекапитулацията имате автоматично попълнени четири реда (редове 6, 12, 13 и 15).
Въведете 386  на ред 6 в първа колона от таблицата за Рекапитулация.
Въведете 387  на ред 12 в първа колона от таблицата за Рекапитулация.
Въведете 388  на ред 13 в първа колона от таблицата за Рекапитулация.
Въведете 389  на ред 15 в първа колона от таблицата за Рекапитулация.
Не е задължително да въвеждате последователно номерата на Справките. Желателно е последният номер на Справка да бъде най-отдолу, защото на следващия работен ден ще погледнете тази Рекапитулация с цел да си припомните последния номер на отчетена Справка. Интуитивно ще погледнете най-долния номер на отчетена Справка.

Последните 5 реда (от ред 22 до ред 26) от Рекапитулацията са свободни, т.е. в тях не постъпва автоматична информация. В тези редове се попълва „внесена премия“ и „комисион агент“ от Справки, които са попълнени на „на ръка“ върху хартиен формуляр.

В този файл са заложени 20 страници на 16 различни Справки. За застраховка „ГО на МПС“ са предвидени 5 страници за една Справка. В последните дни от новогодишната кампания тези 5 страници няма да стигнат. Затова отворете нов файл „spravki“ и му дайте ново име. Целта е да се създаде допълнителна Справка за оставащите застраховки „ГО на МПС“. От този файл ще ползвате страниците с попълнени застраховки „ГО на МПС“. В новата Рекапитулация въведете дата и номер 390 за тази допълнителна Справка. Отпечатайте попълнените страници на допълнителната Справка. Не трябва да отпечатвате новата Рекапитулация. В последната страница на допълнителната Справка ще видите сумите с натрупване (сумиране на всички страници на Справката) за „внесена премия“ и „комисион агент“. Тези суми ще въведете в един от последните 5 реда (от ред 22 до ред 26) от Рекапитулацията на основния файл. Тази Справка трябва да има пореден № 390.
Въведете 390  на ред 22 в първа колона от таблицата за Рекапитулация.

Когато имате отворени два Excel-ски файла и направите опит да затворите един от тях, ще се затворят двата файла. Затова винаги запаметявайте файла „spravki“ преди затваряне на първия файл.

Всяка отворена страница от Справките ще се отпечата (от принтера по подразбиране) при натискане на бутон „Print“ от лентата с инструменти.

Няма възможност за печат на всички страници наведнъж, защото част от страниците на Справките са празни (непопълнени). Всяка таблица е оптимизирана да се отпечатва на една страница формат „А4“ и затова не е необходимо всеки път да задавате брой страници за печат. Винаги запаметявайте преди печат.

Широчината на всяка колона може да се увеличи или намали. За целта „захапете“ границата между буквите, с които са именувани колоните и влачете вляво или вдясно.

Много рядко се налага да се разшири една колона за сметка на стесняване на друга колона. От подсказката ще се ориентирате за широчината. Съдържанието на прекалено стеснена клетка изглежда като „#####“. Няколко Справки имат недостиг на ширина. Страниците на една и съща Справка имат еднаква ширина на колоните.

Когато горното дясно ъгълче на дадена клетка е оцветено в червено, то в тази клетка има кратък коментар (за напомняне). С курсора на мишката посочете същата клетка и ще видите нейния коментар. Прочетете всички коментари във всички работни листове.

В няколко Справки има резервна колона „административни разходи“, която може да бъде преименувана на „стикер“, „сертификат“, „Обезпечителен Фонд“ и т.н.
Не се изчислява комисион върху суми от колона „административни разходи“.

Файлът „spravki“ е създаден с Microsoft Excel 2003 SP3.


Не пречете на Excel-а да работи правилно!